外贸开发信 30 封：按场景的中英对照模板

开发信没人回，先查是卡在送达、打开还是回复

一封开发信要连过三道关：进得了对方收件箱（送达）、对方愿意点开（打开）、点开后愿意回一句（回复）。三道关的问题完全不同，改错了方向就是白改。本章先把第一关的技术门槛讲清楚，因为这一关不过，后面写得再好也没人看见。

送达关 Deliverability

邮件有没有进收件箱。取决于发件域名的认证设置（SPF / DKIM / DMARC）、发件量是否突增、名单里无效地址多不多、被标垃圾的次数。

打开关 Open

对方在收件箱里看到的只有三样：发件人名字、标题、预览里的前一两行。这三样决定点不点开。

回复关 Reply

点开后十几秒内判断：跟我有关吗、这人可信吗、回一句的成本高不高。一封信只提一个小请求，回复的门槛最低。

先诊断：你卡在哪一关

送达关：SPF、DKIM、DMARC 三个设置用大白话讲

这三个都是在你公司域名的 DNS 里加的记录（域名解析后台，一般由网管或建站公司操作），作用是让收件方能确认「这封信真的是这个公司发的，没被人冒用」。

出处： DMARC.org · Overview （访问于 2026-09）； IETF · RFC 8058 Signaling One-Click Functionality for List Email Headers （访问于 2026-09）

三大邮箱对发件人的公开要求（截至 2026-09）

Google（Gmail）和 Yahoo 从 2024 年 2 月起对发件人执行统一的认证要求，Microsoft（Outlook.com）从 2025 年 5 月跟进。下表只列官方页面写明的内容。

出处： Google · Email sender guidelines ； Google · Email sender guidelines FAQ ； Yahoo Sender Hub · Sender Best Practices ； Microsoft Community Hub · Outlook's New Requirements for High-Volume Senders （均访问于 2026-09）

要点

这些规则字面上管的是发往个人邮箱的大量邮件，而你的买家大多用公司邮箱。但公司邮箱的反垃圾系统同样读 SPF / DKIM / DMARC 结果。所以不管一天发几封，三项都配好，是开发信的入场券。

配置与自检：照这个顺序做一遍

1. 确认发件邮箱在公司域名下 用 name@yourfactory.com 这种公司域名邮箱发开发信。用免费个人邮箱发，对方很难确认你是真实工厂，也没法配 DMARC。
2. 找到企业邮箱服务商的官方设置文档 在邮箱服务商帮助中心搜「SPF」「DKIM」，按文档给出的记录值添加，不要照抄别人家的记录。一个域名只能有一条 SPF 记录，多个发信服务要合并写进同一条。
3. 添加 SPF 与 DKIM，等待生效 DNS 生效时间从几分钟到一两天不等。生效后在邮箱后台通常能看到「已验证」状态。
4. 添加 DMARC，从只监测开始 先用 p=none ，并在记录里填一个接收报告的邮箱。观察几周，确认公司所有正常发信渠道（业务员邮箱、网站表单通知、ERP 发单）都通过后，再考虑收紧到 quarantine 或 reject 。
5. 自检一封 从业务员邮箱给自己的 Gmail 发一封普通邮件，打开后选「显示原始邮件」，确认 SPF、DKIM、DMARC 三项都显示 PASS。再给一个 Outlook.com 邮箱发一封，看是否进收件箱。
6. 新邮箱或新域名先预热 Google 的发件指南写明：从小量发给会互动的收件人开始，再逐步加量；保持均匀发送，不要集中爆发。新开的邮箱先和老客户、同事、合作伙伴正常往来几周，再开始开发信。
7. 别买名单 Google 发件指南明确写着不要从其他公司购买邮箱地址。买来的名单无效地址多、没人认识你，退信和举报会一起拖垮域名信誉，连带公司日常收发。

出处： Google · Email sender guidelines（Increase sending volume slowly / Don't purchase email addresses） （访问于 2026-09）

发送量：邮箱本身有上限，但别往上限去靠

以 Google Workspace 为例，官方公布的单个用户每日发信上限为 2,000 封（试用账户 500 封），每日发往域外的不同收件人上限 2,000 个，用邮件合并（mail merge）功能每天最多 1,500 个收件人；超限后最长 24 小时不能发新邮件。其他企业邮箱各有规定，以服务商公布为准。

出处： Google Workspace · Gmail sending limits in Google Workspace （访问于 2026-09）

这些是技术上限，不是建议量。人工写的个性化开发信，一个业务员一天认真写几十封已经是满负荷；真正伤域名的，往往是把同一段话群发给几百个没验证过的地址。

打开关：收件箱里对方只看到三样东西

风险

假 Re: 标题除了伤信任，在美国还可能踩到 CAN-SPAM「标题不得误导」的规定（见第二章合规表）。

回复关：放在第三章专门讲

找对人决定这封信和对方有没有关系（第二章），写法决定对方愿不愿意花 20 秒回一句（第三章）。模板在第四到第七章。

Chapter 02 · Right Person, Right Rules

找对人比写好信更重要，找邮箱的每一步都有合规边界

同一封信发给采购经理和发给前台，是两种结果。本章讲三件事：买家公司里谁管采购、去哪儿找到这个人和邮箱、在主要市场给企业发开发信的法律边界。

买家公司里该找谁

公司越大，采购分工越细，要找到对应你品类的那一个 Buyer；公司越小，决策越集中在老板一人。

去哪儿找人和邮箱

出处： LinkedIn · User Agreement §8.2（生效日期 2025-11-03） ； 19 CFR § 103.31 Information on vessel manifests（康奈尔大学法律信息研究所转载的美国联邦法规） （均访问于 2026-09）

邮箱怎么确认

1. 先找公开写出的邮箱 官网、新闻稿、展会名录、对方在 LinkedIn 或官网上主动留的地址，优先级高于任何推测。
2. 推测格式只作为候选 公司邮箱常见格式有 first.last@ 、 flast@ 、 first@ 。从同公司其他公开邮箱推出格式，只得到一个候选，不是结论。
3. 发之前用邮箱验证工具核一遍 验证工具能判断地址是否存在、是否是全收型（catch-all）域名。验证不通过的不发，全收型域名的地址单独标记、少量试发。
4. 不要把几种猜测格式同时发一遍 这样做一定产生退信，退信多了伤域名信誉。
5. 记下每个地址的来源 在名单里记「从哪里找到、哪天找到」。下面的合规表会讲为什么：欧盟要求在第一次联系时告诉对方数据来源。

名单台账：一行一个人，至少这些字段

给企业发开发信的法律边界（截至 2026-09）

发件人在中国，不等于外国法律管不到你：收件人所在地的规则照样可能适用，而且邮件服务商和买家本人都会按这些标准判断你。下表只写官方原文能核实的要点。

出处： FTC · CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business ； EUR-Lex · Directive 2002/58/EC 合并文本 第 13 条 ； EUR-Lex · GDPR（鉴于条款 47、第 14、21、83 条） ； European Commission · Can data received from a third party be used for marketing?； Bundesministerium der Justiz · UWG § 7 ； ICO · Electronic mail marketing ； Justice Laws Website · S.C. 2010, c. 23（CASL）第 6、10、11 条 ； ACMA · Avoid sending spam ； business.gov.au · Promoting your business by email or text messages （均访问于 2026-09）

落到业务员手上的七条做法

1. 签名档写全 真实姓名、公司英文全称、完整公司地址、官网。这一条同时满足美国的实体地址要求和欧盟、英国「不得隐瞒身份」的要求。
2. 每封信带退订一句 例如 Not the right contact? Reply "stop" and I will remove you from my list.，并且真的执行。第八章的签名档规范里已经包含。
3. 收到停发请求，当天处理 比各国最短时限都快，也最省事。停发名单全公司共用，换业务员不清零。
4. 记来源，被问能答 对方问「你怎么有我邮箱」，照实回答来源，并问一句要不要删除。
5. 德国等要求事先同意的市场，换路子 优先用对方官网的供应商入口、展会上交换过名片的联系人、对方主动询过价的场景；冷邮件只发给公开的通用采购邮箱前，也要先确认当地规则。
6. 内容只谈对方的业务 发给公司的采购负责人、内容与其职务相关，是英国、加拿大、澳大利亚规则里反复出现的前提。
7. 拿不准就问专业人士 本表是公开规则的要点，不构成法律意见。准备在某个市场大规模开发前，找熟悉当地法规的律师确认。

Chapter 03 · Writing Framework

一封信只做一件事，前两行说对方的事

采购经理每天收到的供应商邮件很多，看每封的时间以秒计。本章给一套固定写法：四个部件、一个请求、只写能被核实的证据。第四到第七章的 30 封模板都按这套写法写成，改字段时别把结构改散。

四个部件，按顺序

1. 钩子：一句和对方有关的具体事 对方上了什么新品、要去哪个展、在招什么岗位、评论里反复出现什么问题。这一句要让对方知道「这封不是群发」。
2. 相关性：你是谁，和这件事什么关系 一句话：你是哪里的什么工厂，做的东西和上一句那件事怎么对上。不讲成立年份和厂房面积，除非它正好回答对方的顾虑。
3. 一个证据 能被核实的一个事实：持有的认证、做过的同类产品（不点客户名）、可以寄的样品、可以视频看的产线。只放一个，放多了像宣传册。
4. 一个小请求 一个对方用一句话就能回答的问题，或一个「要不要」。不要同时问三件事，也不要首封就要对方下单。

请求从小到大排，首封只用前两级

个性化钩子从哪里来

证据：只写能被核实的

英文写法 10 条

1. 正文控制在 120 个英文单词以内（本资料的模板都在这个范围内），手机一屏看完。
2. 主语多用 I 和 you ，少用 we 和 our ，一封信里 we 不超过两三次。
3. 每段一到两句。不用长复合句，不用被动语态堆砌。
4. 用采购的词：MOQ、lead time、FOB [port]、spec sheet、test report、pre-production sample。第一次出现的缩写，对方也熟悉，不必展开。
5. 数字具体、有范围就写范围： 25–30 days after deposit ，不写 fast delivery 。
6. 不自评档次，不写形容词堆：删掉 high quality 、 competitive price 、 professional 、 best 。
7. 不说绝对的话：不写 guarantee 、 always 、 never 这类有合同含义的词。
8. 首封不带附件，不放多个链接。先问要不要，对方说要再发。
9. 不用感叹号，不用表情，不用全大写。
10. 结尾一个问题，签名前不再加 Looking forward to your reply 之类的套话。

这样做

写完读一遍，把每句问一次「删掉这句，对方会少知道什么」。答不上来的句子删掉。

中文对照怎么用

每封模板右侧（手机上在下方）是中文对照，意思与英文一致，方便业务员理解每句在做什么、改字段时不改错。 发给买家的只有英文 。标成 [方括号] 的是必须替换的个性化字段，替换不了（比如没有真实的证据可写）就删掉那句，不要编。

Chapter 04 · First Touch by Buyer Type

首封按买家类型写：进口商要规格，品牌商要开发能力

六类买家关心的东西不同：进口商看规格与交期，品牌商看开发能力，零售连锁看合规与准入流程，电商卖家看能不能解决评论里的问题，分销商看产品线互补，项目方看能否按图纸和标准做。以下 6 封是第一次联系时用的首封。

#01 进口商 / 贸易公司 适用：进口同类产品、有稳定采购的贸易公司 · 发送时机：确认对方在进口同类产品后，对方工作日上午

Subject: [Product] supplier in [City] – spec sheet for [Company] Hi [First Name], I noticed [Company] brings in [product type] for [market / channel]. I handle export sales at [Factory Name], a [product] manufacturer in [City], China. We make [spec range, e.g. 12–48 V units] and ship to buyers in [countries you actually ship to]. If you are reviewing suppliers for this line, I can send a one-page spec sheet with MOQ and lead time for [2–3 models close to theirs]. Would that be useful? [Signature]

标题： [城市] 的 [产品] 工厂——给 [公司] 的规格表 [名字] 你好， 看到 [公司] 在为 [市场 / 渠道] 进口 [产品类型] 。 我负责 [工厂名] 的出口业务，我们是中国 [城市] 的 [产品] 工厂，做 [规格范围] ，目前出货给 [实际出货的国家] 的买家。 如果你们在评估这条产品线的供应商，我可以发一页规格表，列出与你们在售款接近的 [2–3 个型号] 的起订量和交期。 需要吗？ [签名]

个性化字段：对方进口的产品类型与渠道（官网或海关数据）、你实际出货的国家、与对方在售款最接近的 2–3 个型号 · 注意：第一句别写「我从海关数据看到你们进口了多少柜」，对方会不舒服；规格表等对方说要再发，首封不带附件。

#02 品牌商（自有品牌） 适用：有自己品牌、自己做设计的公司 · 发送时机：看过对方产品线、找到与你工艺相关的具体款式后

Subject: [Material] parts for your [collection name] Hi [First Name], The [collection name] on your site uses [material / process, e.g. die-cast aluminum housings]. That is the core of what we do. [Factory Name] in [City] runs in-house [tooling / process], so we can take a design from drawing to first samples without an outside mold shop. We currently produce similar parts for [number] brands in [region]. Would it help if I sent photos of three comparable parts, with client details removed? [Signature]

标题：给你们 [系列名] 用的 [材质] 部件 [名字] 你好， 你们官网上的 [系列名] 用的是 [材质 / 工艺，如压铸铝外壳] ，这正是我们的主业。 [工厂名] 在 [城市] ， [模具 / 工序] 是自己做的，从图纸到首批样品不用外发模具厂。我们目前在为 [地区] 的 [数量] 个品牌生产类似部件。 我发三款同类部件的照片给你看看（隐去客户信息），有帮助吗？ [签名]

个性化字段：对方具体系列名、材质工艺、你真实服务过的同类品牌数量与地区 · 注意：品牌商最怕设计外泄，照片务必去掉客户商标与型号；「自己做模具」必须属实，对方视频看厂时会问。

#03 零售连锁 适用：连锁超市、家居卖场、专业零售连锁的品类采购 · 发送时机：确认对方在售你的品类，且你已持有对方市场常见的检测与验厂资料

Subject: Vendor onboarding contact for [category]? Hi [First Name], I am reaching out about [category] at [Retailer]. [Factory Name] makes [product] in [City], China, with retail-ready packaging and [test standard, e.g. EN 71] reports for the current range. Our last [audit type] audit was in [month, year]. Before sending anything else: is there a vendor portal or an onboarding contact I should go through for new suppliers in this category? [Signature]

标题： [品类] 的新供应商准入该找谁？ [名字] 你好， 冒昧来信，是关于 [零售商] 的 [品类] 。 [工厂名] 在中国 [城市] 生产 [产品] ，可做零售包装，现有产品线都有 [检测标准] 报告。我们最近一次 [验厂类型] 审核是在 [年月] 。 在发其他资料之前想先问一句：这个品类的新供应商，是走供应商系统，还是有专人负责准入？ [签名]

个性化字段：品类、零售商名、实际持有的检测标准与验厂类型及时间 · 注意：大型零售商通常有正式的供应商准入流程，这封信的目的是找到入口，不是推销；没有验厂或检测报告就删掉那句，不要写「可以安排」来充数。

#04 电商卖家 适用：Amazon 等平台上有自有品牌的卖家 · 发送时机：看过对方店铺评论，找到反复出现、你能解决的具体问题后

Subject: About the [issue] in your [product] reviews Hi [First Name], Several recent reviews on your [product] mention [specific issue, e.g. the lid hinge cracking after a few weeks]. We make the same type of [product] at [Factory Name]. On ours, the [part] is [specific design or material difference, e.g. a metal pin instead of a molded plastic hinge], which addresses that failure point. I can send a short video of our [part] under a [test, e.g. 5,000-cycle open/close test]. Want me to? [Signature]

标题：关于你们 [产品] 评论里提到的 [问题] [名字] 你好， 你们 [产品] 最近有好几条评论提到 [具体问题，如盖子铰链用几周就裂] 。 [工厂名] 做同类 [产品] 。我们的 [部件] 用的是 [具体设计或材料差异，如金属销轴，而不是一体注塑铰链] ，针对的正是这个故障点。 我可以发一段 [部件] 做 [测试，如开合 5000 次] 的短视频给你。要看吗？ [签名]

个性化字段：评论里反复出现的具体问题、你的产品在这一点上的真实差异、你真做过的测试 · 注意：语气是「帮忙解决问题」，不评价对方现有供应商；测试次数必须是你实测过的，视频要真能拍出来。

#05 分销商 / 批发商 适用：按区域或渠道做批发分销、产品线较宽的公司 · 发送时机：看过对方产品目录、找到你的产品能补上的空缺后

Subject: [Product] for your [range name] range Hi [First Name], I went through your [range name] catalog. You carry [their existing items], but I did not see [the gap, e.g. the 20 V cordless versions]. [Factory Name] makes [n] SKUs in that group, packed in [carton spec] master cartons and mixable in one order from [mixed MOQ]. Is [gap] something you have looked at adding, or is it covered by another line? [Signature]

标题：可以放进你们 [产品线名] 的 [产品] [名字] 你好， 我看了你们 [产品线名] 的目录，你们有 [对方现有款] ，但没看到 [空缺，如 20V 无绳款] 。 [工厂名] 在这一类有 [数量] 个 SKU， [箱规] 外箱包装，混款下单从 [混款起订量] 起。 [空缺] 你们考虑过加进来吗，还是已经由别的产品线覆盖了？ [签名]

个性化字段：对方目录名、现有款、你能补的空缺、SKU 数、箱规与混款起订量 · 注意：分销商关心的是一次能配齐几款、箱规是否适合他们的仓储周转，所以证据写包装与混款，不写工艺；问题给出两个选项，对方回一个词就行。

#06 项目方 / 工程承包商 适用：酒店、商业空间、基建等项目的采购或承包商 · 发送时机：得知对方有在建或招标项目、且你的产品在项目清单范围内

Subject: [Project name]: [product] to [standard] Hi [First Name], I understand [Company] is handling [scope] for [project name] in [city]. [Factory Name] produces [product] to [standard, e.g. BS EN 1154] and has supplied [type of project, e.g. two hotel fit-outs in the Gulf] in the past [period], working from contractor drawings and BOQs. If the [product] package is still open, can I quote against your drawings or BOQ? [Signature]

标题： [项目名] ：按 [标准] 生产的 [产品] [名字] 你好， 了解到 [公司] 在负责 [城市] [项目名] 的 [工程范围] 。 [工厂名] 按 [标准] 生产 [产品] ，过去 [时间段] 按承包商图纸和工程量清单供过 [项目类型，如海湾地区两个酒店装修项目] 。 如果 [产品] 这部分还没定供应商，我能按你们的图纸或工程量清单报个价吗？ [签名]

个性化字段：项目名与城市（来自公开招标或新闻）、对方负责的工程范围、项目要求的标准、你真实做过的项目类型 · 注意：项目采购看的是是否符合技术规范，证据一定要写标准号；过去的项目不点名；BOQ 即工程量清单（Bill of Quantities）。

Chapter 05 · First Touch by Trigger

首封按钩子写：对方身上刚发生的事，是开口的理由

买家类型决定写什么证据，钩子决定什么时候写、第一句写什么。以下 6 封以对方刚发生的一件事开头：上新品、要参展、出现在展商名录、在招采购、行业出新规、在售款缺货。钩子有时效，过了时效就换回第四章的写法。

#07 看到对方上新品 适用：品牌商、电商卖家、零售连锁 · 发送时机：对方新品发布后 1–3 周内

Subject: Your new [product name] – a question on [component] Hi [First Name], I saw the [product name] you launched in [month]. The [specific feature] is a smart choice for [use case]. We make [component or matching product] at [Factory Name], and a few buyers adding a similar item have asked us for [related accessory / variant] to go with it. Is a matching [accessory / variant] on your plan for this line, or are you keeping the range tight for now? [Signature]

标题：你们的新品 [产品名] ——关于 [部件] 的一个问题 [名字] 你好， 看到你们 [月份] 上的 [产品名] ， [具体功能] 这个设计很适合 [使用场景] 。 [工厂名] 生产 [部件或配套产品] 。几位上了类似款的买家，都来问过配套的 [相关配件 / 衍生款] 。 这条线有计划做配套的 [配件 / 衍生款] 吗，还是暂时只做这几款？ [签名]

个性化字段：新品名称与发布月份、一个你真心认为做得好的具体功能、你能做的配套品 · 注意：夸对方要具体到功能，泛泛的「产品很棒」读起来就是群发；「几位买家问过」必须属实，没有就改成直接问对方有没有配套计划。

#08 展会前约见 适用：你参展或去逛展，对方也在展会（参展或观展） · 发送时机：展会开幕前 3–4 周发首封，前 1 周跟进一次

Subject: [Show name]: 15 minutes at booth [No.]? Hi [First Name], I noticed [Company] will be at [Show name] in [city] on [dates]. We are exhibiting at booth [Hall / No.] and will have working samples of [2–3 products relevant to them] on the stand. If you have 15 minutes, would [day] morning or [day] afternoon suit you? I will keep the samples you would want to see ready. [Signature]

标题： [展会名] ：到展位 [号] 聊 15 分钟？ [名字] 你好， 看到 [公司] 会去 [城市] 的 [展会名] （ [日期] ）。 我们在 [馆号 / 展位号] 参展，展位上会有 [与对方相关的 2–3 款产品] 的实物样品。 如果能抽 15 分钟， [某天] 上午或 [某天] 下午哪个方便？我会把你可能想看的样品提前备好。 [签名]

个性化字段：展会名称、城市与日期、展位号、与对方相关的样品 · 注意：给两个具体时段让对方选，比「欢迎来展位」有效得多；如果是你去逛展、对方参展，改成「我会去你们展位 [号]，[某天] 几点方便」。展后跟进的邮件见 H07《全球重点展会日历》附录。

#09 在展商名录里看到对方（没见上面） 适用：从展会展商名录找到的公司 · 发送时机：展会结束后 1–2 周内

Subject: Saw [Company] in the [Show] exhibitor list Hi [First Name], I found [Company] in the [Show] exhibitor list and did not get to your stand, so I am writing instead. Your [product line] overlaps with what we make at [Factory Name]: [product] in [material / spec], produced in [City]. Are you sourcing any of that range from outside suppliers, or is it all made in-house? [Signature]

标题：在 [展会] 展商名录里看到了 [公司] [名字] 你好， 我在 [展会] 的展商名录里看到 [公司] ，展会期间没来得及去你们展位，所以写信联系。 你们的 [产品线] 和 [工厂名] 做的东西有重合： [材质 / 规格] 的 [产品] ，在 [城市] 生产。 这部分产品你们有向外部供应商采购吗，还是全部自己生产？ [签名]

个性化字段：展会名、对方产品线、你与其重合的产品 · 注意：对方参展说明它自己也可能是制造商，这封信的问题就是确认它外不外采；如实写「没去展位」，不要假装见过面。

#10 对方在招采购或品类岗位 适用：招聘页或 LinkedIn 发布了 Buyer、Sourcing、Category、Product Development 岗位的公司 · 发送时机：职位发布后 1–4 周内

Subject: [Category] sourcing at [Company] Hi [First Name], I saw [Company] is hiring a [job title] for [category]. If the range is growing, supplier reviews are probably on the list too. [Factory Name] makes [product] in [City]: [one concrete proof, e.g. two lines dedicated to private label, with BSCI audit report available]. When the new team is in place, who would be the right person to send a spec sheet to? [Signature]

标题： [公司] 的 [品类] 采购 [名字] 你好， 看到 [公司] 在招 [品类] 的 [职位] 。品类在扩，供应商评估大概也在计划里。 [工厂名] 在 [城市] 生产 [产品] ： [一个具体证据，如两条产线专做贴牌，可提供 BSCI 验厂报告] 。 新团队到位后，规格表发给谁比较合适？ [签名]

个性化字段：职位名称、品类、一个具体证据 · 注意：发给该岗位的上级（采购总监、品类负责人），不要发给 HR；「品类在扩」是推测，语气保持「大概」，不要替对方下结论。

#11 行业出新规 适用：新法规、新标准会影响对方在售品类的买家 · 发送时机：新规公布后、生效日前 3–6 个月

Subject: [Regulation] from [date]: test reports for [product] Hi [First Name], [Regulation / standard] applies to [product] sold in [market] from [date] ([official source link]). At [Factory Name] we have already [specific action, e.g. switched the coating and retested the range at an accredited lab], and the reports cover [models]. If your current [product] range still needs to be brought in line, would a copy of our test summary help your review? [Signature]

标题： [法规] [日期] 起执行： [产品] 的检测报告 [名字] 你好， [法规 / 标准] 自 [日期] 起适用于在 [市场] 销售的 [产品] （ [官方出处链接] ）。 [工厂名] 已经 [具体动作，如更换涂层并在有资质的实验室重测了整个系列] ，报告覆盖 [型号] 。 如果你们现有的 [产品] 还需要按新规调整，发一份我们的检测摘要给你参考，会有帮助吗？ [签名]

个性化字段：法规或标准名称、生效日期、官方原文链接、你已完成的具体动作与报告覆盖型号 · 注意：法规名和日期必须从监管机构官网原文核对并附链接，不能凭行业群消息写；不要写「不合规会被罚」来施压；报告没拿到之前不发这封。

#12 对方在售款缺货 适用：官网或电商店铺上某款长期显示缺货的买家 · 发送时机：连续观察到缺货 2 周以上

Subject: Backup capacity for [product] Hi [First Name], Your [product] has shown out of stock on [site] for a few weeks. It may be planned, but in case supply is the issue: [Factory Name] makes [comparable product] in [City] and currently has room for [realistic volume] per month, with first production [lead time] after sample approval. Would it be worth a quick look at specs, as a backup option? [Signature]

标题： [产品] 的备用产能 [名字] 你好， 你们 [网站] 上的 [产品] 已经显示缺货几周了。可能是计划内的，万一是供货的问题： [工厂名] 在 [城市] 生产同类 [产品] ，目前每月还能排 [真实可排的数量] ，样品确认后 [交期] 可以出首批。 作为备选方案，花几分钟看看规格值得吗？ [签名]

个性化字段：缺货款式与所在网站、你真实可排的月产能、样品确认后的首批交期 · 注意：不提、不评价对方现有供应商，也不猜缺货原因；交期要算上打样与备料，报短了是给自己挖坑。

Chapter 06 · Follow-up Sequence

跟进序列：第 3、7、14、30 天，每封都带一样新东西

多数回复出现在跟进里，而不是首封。但跟进不是把首封再发一遍，也不是「Just following up」。每一封都要带一样首封里没有的东西：一个细节、一个问题、一份资料、一个时间点。以下 5 封按顺序使用，全部在原邮件线程里回复发送（标题保持原样），对方一回复就停止序列。

#13 第 3 天：补一个细节 适用：首封无回复 · 发送时机：首封后第 3 个工作日，在原线程回复

Hi [First Name], One detail I left out: our [product] uses [specific component / spec, e.g. a 304 stainless steel inner tank, 0.6 mm], which is the part buyers in [market] ask about first. Happy to send the spec sheet if it is relevant. [Name]

[名字] 你好， 补充一个上封信没写的细节：我们的 [产品] 用的是 [具体部件 / 参数，如 0.6 mm 厚 304 不锈钢内胆] ， [市场] 的买家通常第一个问的就是这一项。 如果相关，我把规格表发给你。 [署名]

个性化字段：一个对方市场最关心的参数 · 注意：只写两三句，不重复首封内容；签名可以只署名字，线程里上一封已有完整签名档。

#14 第 7 天：问一个二选一 适用：两封无回复 · 发送时机：首封后第 7 天，在原线程回复

Hi [First Name], A quick question, so I only send what is useful: for [product], which matters more to you right now – shorter lead time, or a lower unit cost at a higher MOQ? A one-word answer is plenty. [Name]

[名字] 你好， 问个简单的问题，免得我发不相关的东西： [产品] 这块，你们现在更看重哪一个——交期短，还是起订量高一点换更低的单价？ 回一个词就行。 [署名]

个性化字段：换成对方品类里真实存在的取舍（交期与单价、定制与现货、小批量与大单） · 注意：两个选项都要是你做得到的，否则对方选了你接不住。

#15 第 14 天：给一份有用的小资料 适用：三封无回复 · 发送时机：首封后第 14 天，在原线程回复

Hi [First Name], Not a sales note. When buyers source [product] from China for the first time, these three points cause most of the problems we see: 1. [Point 1, e.g. coating thickness – ask for the measured value, not the grade] 2. [Point 2, e.g. carton drop test – confirm the standard before mass production] 3. [Point 3, e.g. plug type – confirm per destination market] Worth checking with any supplier you use. [Name]

[名字] 你好， 这封不是推销。买家第一次从中国采购 [产品] 时，我们见到的问题大多出在这三点： 1. [要点 1，如涂层厚度——要实测值，不要只看等级] 2. [要点 2，如外箱跌落测试——量产前先确认按哪个标准] 3. [要点 3，如插头类型——按目的国逐一确认] 不管用哪家供应商，都值得核一下。 [署名]

个性化字段：三条你所在品类里真实常见的采购坑 · 注意：内容要对「用别家供应商」的买家也有用，这封的价值就在于不推销；不附链接、不附文件，三条写在正文里。

#16 第 30 天：问什么时候再联系 适用：四封无回复 · 发送时机：首封后第 30 天，在原线程回复

Hi [First Name], I have not heard back, which usually means the timing is off rather than the fit. Is [product] sourcing something you review at a set time of year? If so, tell me the month and I will check back then instead of emailing now. [Name]

[名字] 你好， 一直没收到回复，通常是时机不对，不一定是不合适。 [产品] 的采购，你们是在每年固定的时间评估吗？如果是，告诉我月份，我到时候再联系，现在就不打扰了。 [署名]

个性化字段：产品 · 注意：对方回了月份，就在台账里记下，到时用 #18 或 #20 的思路重新开一个线程。

#17 收尾信 适用：五封无回复 · 发送时机：首封后第 45 天左右，在原线程回复；之后至少 90 天内不再联系此人

Hi [First Name], I will stop following up on [product] for now, so this does not keep landing in your inbox. If a supplier question comes up later, my details are below. And if someone else at [Company] handles this category, a name would be appreciated. Thanks for your time, [Name]

[名字] 你好， [产品] 这件事我先不再跟进了，免得一直占你的收件箱。 以后有供应商方面的问题，我的联系方式在下面。如果 [公司] 这个品类是其他同事负责，告诉我名字就非常感谢。 谢谢你抽时间看， [署名]

个性化字段：产品、公司 · 注意：说停就停，台账状态改为「序列结束」；90 天后如有新的钩子（新品、展会、新规），用第五章的首封重新开始，不在旧线程里接着发。

Chapter 07 · Reactivation, Quote, Sample, Holiday

老客户、报价后、样品后、节假日：13 封把已有的线索往前推

开发不只是找新客户。沉睡的老客户、报了价没下文的询盘、寄了样没反馈的买家，离成交比陌生人近得多。这一章的 13 封用于已经有过接触的买家，以及节假日前后的主动通知。回复询盘本身的话术不在本文范围内。

唤醒老客户

#18 半年以上没下单的老客户 适用：合作过、最近 6–12 个月没有新订单的客户 · 发送时机：确实有新变化（新款、新工艺、新认证）可以讲的时候

Subject: What changed on [product] since your last order Hi [First Name], It has been about [n] months since your last [product] order (PO [No.]), so a short update on what is different now: - [Change 1, e.g. new finish options: matte black and brushed nickel] - [Change 2, e.g. MOQ per color down from 500 to 300] Would an updated price list for the models you ordered before be useful for your next planning round? [Signature]

标题：你上次下单以来， [产品] 有哪些变化 [名字] 你好， 距离你们上一次 [产品] 订单（PO [编号] ）大约 [数量] 个月了，简单说一下现在有哪些不同： - [变化 1，如新增哑光黑和拉丝镍两种表面] - [变化 2，如单色起订量从 500 降到 300] 下一轮做计划时，要不要我把你们之前下过的型号更新一版价格表发给你？ [签名]

个性化字段：距上次订单月数、上次订单号、两条真实变化 · 注意：写上次的订单号能让对方马上想起你；没有新变化就别发这封，单纯「好久不见」没有回复的理由。

#19 丢过单或没合作成的询盘 适用：报过价但对方选了别家，或项目搁置的买家 · 发送时机：丢单 6 个月以上，且你在当时丢单的原因上有了改进

Subject: Re-quote for [season] [product]? Hi [First Name], Last [season / year] you went with another supplier for [product]. Fair decision – our lead time on [item] was [n] weeks longer than you needed. Since then we have [specific fix, e.g. added a second assembly line and now hold stock of the main housing], which brings that lead time to [new lead time]. If you are planning [next season] orders, would a fresh quote be worth comparing? [Signature]

标题： [季度] 的 [产品] 要不要重新报一次价？ [名字] 你好， 去年 [季度 / 年份] 的 [产品] ，你们选了另一家供应商。可以理解——当时我们 [款式] 的交期比你们要求的长了 [数量] 周。 之后我们 [具体改进，如加了第二条装配线，主壳体常备库存] ，交期现在是 [新交期] 。 如果你们在做 [下一季] 的订单计划，要不要拿一份新报价对比一下？ [签名]

个性化字段：丢单时间与产品、当时丢单的真实原因、针对这个原因的具体改进 · 注意：丢单原因要从当时的邮件或客户反馈里找，不要猜；如果原因是价格而你价格没变，就别发。

#20 老客户的对接人换了 适用：原联系人离职、调岗，或邮件退信 · 发送时机：发现换人后尽快，通过 LinkedIn 或对方官网确认新负责人

Subject: Introduction: [Factory Name] and your [category] range Hi [First Name], [Previous contact] worked with us on [product] until [month], and I understand you now look after [category] at [Company]. For context: we have supplied [product] to [Company] since [year], most recently PO [No.] in [month]. The open items on our side are [e.g. a color change request from May]. Would a 15-minute call to hand over the details be helpful, or would you prefer a written summary? [Signature]

标题：介绍一下： [工厂名] 与你负责的 [品类] [名字] 你好， [原联系人] 到 [月份] 为止一直和我们对接 [产品] ，了解到现在 [公司] 的 [品类] 由你负责。 简单说明一下背景：我们从 [年份] 起给 [公司] 供应 [产品] ，最近一单是 [月份] 的 PO [编号] 。目前我们这边还在跟进的事项是 [如 5 月提的改色需求] 。 约 15 分钟电话交接一下细节，还是你更希望我写一份书面汇总？ [签名]

个性化字段：原联系人、合作起始年份、最近订单、未结事项 · 注意：新负责人往往会重新评估供应商，这封的目的是在他评估之前把合作记录摆出来；给「电话」和「书面」两个选项，尊重对方习惯。

报价之后

#21 报价后：确认一个关键点 适用：已发报价，对方未回 · 发送时机：发出报价后第 2 个工作日

Subject: Quote [No.]: one point to confirm Hi [First Name], One thing I want to make sure is right in quote [No.]: I priced [item] with [assumption, e.g. a white gift box, 5 pcs per inner carton]. If your packaging is different, the unit price will change, so tell me your spec and I will revise it the same day. [Name]

标题：报价单 [编号] ：有一处要确认 [名字] 你好， 报价单 [编号] 里有一处我想确认没理解错： [款式] 是按 [假设条件，如白色彩盒、每内箱 5 个] 算的。 如果你们的包装要求不一样，单价会变。告诉我你们的规格，我当天改好发你。 [署名]

个性化字段：报价单号、报价时做的一个关键假设（包装、材质、贸易术语、认证） · 注意：这封比「Did you receive my quote?」有用，因为它给了对方一个具体的、容易回答的点；「当天改好」要做得到。

#22 报价后沉默：给出调整空间 适用：报价后 1–2 周无回复，或对方回「价格偏高」 · 发送时机：报价后第 10 天左右

Subject: Three ways to bring [product] closer to your target Hi [First Name], If quote [No.] came in above your target, these are the levers that move the price without changing the core product: 1. MOQ: from [n] to [n] pcs per model 2. Material: [option A] instead of [option B], same [test standard] result 3. Packaging: [simpler option] instead of [current] Which one, if any, could work on your side? [Name]

标题：让 [产品] 接近目标价的三个办法 [名字] 你好， 如果报价单 [编号] 高于你们的目标价，下面几项可以在不改变产品核心的前提下调整价格： 1. 起订量：每款从 [数量] 调到 [数量] 个 2. 材料：用 [方案 A] 替代 [方案 B] ， [检测标准] 结果不变 3. 包装：用 [更简单的方案] 替代 [现方案] 这几项里，有哪一项你们那边可以接受吗？ [署名]

个性化字段：报价单号、三个真实可调的变量 · 注意：先让对方选调哪一项，再报新价，不要直接降价；材料替换必须有测试结果支持，写不出检测标准就删掉第 2 条。

#23 报价有效期将到 适用：报价单写明了有效期，期限内对方未决定 · 发送时机：有效期截止前 5–7 天

Subject: Quote [No.] valid until [date] Hi [First Name], A practical note: quote [No.] for [product] is valid until [date]. After that I will need to re-check [cost driver, e.g. the copper price] before confirming a new price. If your decision is going to take longer, just let me know and I will send an updated quote when you are ready. [Name]

标题：报价单 [编号] 有效期至 [日期] [名字] 你好， 提醒一件实际的事： [产品] 的报价单 [编号] 有效期到 [日期] 。过期后，我需要重新核一下 [成本因素，如铜价] 才能确认新价格。 如果你们需要更长时间决定，告诉我一声，等你们准备好时我再发更新的报价。 [署名]

个性化字段：报价单号、有效期、真实影响价格的成本因素 · 注意：陈述事实，不制造紧迫感（不写「马上涨价」「最后机会」）；有效期必须是报价单上原本写明的。

样品之后

#24 样品已寄出 适用：给买家寄样品 · 发送时机：寄出当天

Subject: Samples shipped: [courier] [tracking No.] Hi [First Name], Your samples left today with [courier], tracking [No.], expected around [date]. In the box: - [Model A], [color] – production-grade material - [Model B], [color] – hand-finished, the logo print will look sharper in mass production When you test them, the two points worth checking first are [point 1] and [point 2]. [Name]

标题：样品已寄出： [快递公司] [单号] [名字] 你好， 样品今天已通过 [快递公司] 寄出，单号 [编号] ，预计 [日期] 前后送达。 箱内： - [型号 A] ， [颜色] ——量产同料 - [型号 B] ， [颜色] ——手工修整，量产时 logo 印刷会更清晰 测试时建议先看两点： [要点 1] 和 [要点 2] 。 [署名]

个性化字段：快递公司与单号、预计到达日期、每件样品与量产的差异、建议优先检查的点 · 注意：样品和量产有差异的地方，寄出时就说清楚，比对方收到后自己发现好得多；预计到达日期以快递公司给出的为准。

#25 样品到达后：问 4 个具体问题 适用：快递显示已签收 · 发送时机：签收后第 3–5 个工作日

Subject: Samples arrived? 4 questions Hi [First Name], The tracking shows the samples reached your office on [date]. When you have had a look, these four answers would help me the most: 1. Does the size and weight match your spec? 2. How does the [finish / material] compare with your current product? 3. Anything you would change before a pre-production sample? 4. Who else on your team needs to approve it? Short answers are fine. [Name]

标题：样品到了吗？4 个问题 [名字] 你好， 快递显示样品 [日期] 已送到你们办公室。看过之后，下面四个问题的答案对我最有帮助： 1. 尺寸和重量符合你们的规格吗？ 2. [表面处理 / 材质] 和你们现有的产品比怎么样？ 3. 做产前样之前，有什么要改的？ 4. 你们团队里还需要谁来确认？ 简短回答就可以。 [署名]

个性化字段：签收日期、产品最关键的一项表面处理或材质 · 注意：第 4 个问题很重要，它告诉你决策链有几个人；编号问题方便对方逐条简短回复。

#26 样品确认后：推进试单 适用：买家反馈样品基本满意 · 发送时机：收到正面反馈后 1–2 个工作日内

Subject: Next step after sample approval: pre-production sample Hi [First Name], Thanks for the feedback on the samples. With the changes you asked for ([change list]), this is how a first order would run: 1. Pre-production sample with your changes: [n] days 2. Mass production after your approval and deposit: [n] days 3. Inspection before shipment: by your inspector or a third party of your choice For a trial, would [quantity] pcs per model on [Incoterm, e.g. FOB Ningbo] terms work for you? [Name]

标题：样品确认后的下一步：产前样 [名字] 你好， 谢谢你对样品的反馈。按你提出的修改（ [修改清单] ），第一单大致这样走： 1. 按修改做产前样： [天数] 天 2. 你确认产前样并付定金后开始量产： [天数] 天 3. 出货前验货：由你们的验货员或你们指定的第三方进行 试单的话，每款 [数量] 个，按 [贸易术语，如 FOB 宁波] 条件，你们看可以吗？ [署名]

个性化字段：修改清单、产前样与量产天数、试单数量、贸易术语 · 注意：按 FOB 等由买方指定货代的术语成交时，订舱与出口报关由货代或报关行办理，工厂负责按期备货与配合单证；天数要算上备料与节假日；收款方式与防骗要点见 H08《外贸收款防骗手册》。

节假日

#27 春节停工与排产截止 适用：所有在跟进和在合作的买家 · 发送时机：春节放假前 8–10 周

Subject: Chinese New Year: order cut-off [date] Hi [First Name], A planning note for early [year]: our factory will close for Chinese New Year from [date] to [date], and full production restarts around [date]. To ship before the break, orders need to be confirmed with deposit by [date]. Anything confirmed after that will be scheduled from [date]. If you have [product] orders coming up for [month], I can reserve a production slot now. [Signature]

标题：春节：接单截止 [日期] [名字] 你好， 提前说一下 [年份] 年初的安排：工厂春节放假时间为 [日期] 至 [日期] ， [日期] 前后全面复工。 要在节前出货，订单需在 [日期] 前确认并付定金。之后确认的订单，从 [日期] 起排产。 如果你们 [月份] 有 [产品] 的订单计划，我现在就可以先预留产能。 [签名]

个性化字段：年份、放假与复工日期、接单截止日期、对方可能下单的月份与产品 · 注意：春节前后工人返乡、复工爬坡是国外买家不熟悉的，写清「全面复工」的日期比只写放假日期更有用；日期按工厂实际安排与当年国务院办公厅公布的放假安排写，不照抄往年。

#28 国庆假期通知 适用：在合作和正在谈的买家 · 发送时机：假期前 2–3 周

Subject: Office closed [dates] (National Day holiday) Hi [First Name], Our office and factory will be closed from [date] to [date] for China's National Day holiday. For your open order [PO No.], production is on track to finish on [date], before the break. If you need anything confirmed before then, the last working day is [date]. For urgent matters during the holiday, you can reach me at [phone / messaging app]. [Signature]

标题： [日期] 国庆假期休息 [名字] 你好， 国庆假期期间，我们办公室和工厂 [日期] 至 [日期] 放假。 你们在做的订单 [PO 编号] ，生产按计划会在节前的 [日期] 完成。如有需要节前确认的事项，最后一个工作日是 [日期] 。 假期中如有急事，可以通过 [电话 / 即时通讯] 联系我。 [签名]

个性化字段：放假日期、在产订单号与完工日期、最后工作日、假期紧急联系方式 · 注意：没有在产订单的买家，删掉第二段即可；紧急联系方式只留你真会看的。

#29 对方节日问候（不推销） 适用：合作过或有过深入沟通的买家 · 发送时机：对方主要节日前 1 周（如圣诞、新年）

Subject: Season's greetings from [Factory Name] Hi [First Name], Thank you for working with us this year, especially [one specific thing, e.g. your patience while we reworked the handle design in August]. Wishing you and the [Company] team a good holiday season and a restful break. [Name]

标题：来自 [工厂名] 的节日问候 [名字] 你好， 感谢你们今年的合作，特别是 [一件具体的事，如 8 月我们返工把手设计时你们的耐心] 。 祝你和 [公司] 团队节日愉快，好好休息。 [署名]

个性化字段：一件今年合作中真实发生的具体事 · 注意：这封信里不放产品、不放报价、不放新品链接，否则就不是问候；不同宗教文化背景的买家，节日与祝福语要按对方习惯选，拿不准就用「holiday season」「new year」这类中性写法。

#30 对方旺季前的排产提醒 适用：销售有明显旺季的买家（年末购物季、开学季、夏季户外等） · 发送时机：按「对方到货日期 − 海运时间 − 生产时间 − 2 周余量」倒推，再提前 2 周发

Subject: [Peak season] orders: production slots by [date] Hi [First Name], Working back from your [peak season] selling window: for goods to be ready at [port] by [date], production needs to start by [date]. Please check sea transit time with your forwarder on top of that. Last year your [product] order was confirmed on [date]. If the volume is similar this year, confirming by [date] keeps a two-week buffer. Should I hold a slot for you? [Name]

标题： [旺季] 订单： [日期] 前确认排产 [名字] 你好， 按你们 [旺季] 的销售窗口倒推：货要在 [日期] 前在 [港口] 备好，生产需要在 [日期] 前开始。海运时间请另外和你们的货代确认。 去年你们的 [产品] 订单是 [日期] 确认的。如果今年量差不多， [日期] 前确认可以留出两周余量。 需要我先帮你们留产能吗？ [署名]

个性化字段：旺季名称、交货港口与备货日期、开产日期、对方去年的下单日期 · 注意：工厂只对「在港口备好货」的日期负责，海运时效由货代确认，不要替货代承诺到港日期；新客户没有「去年」数据，删掉第二段第一句。

Chapter 08 · Subjects, Signature, Cadence

40 条标题、一套签名档、一张发送节奏表

标题决定点不点开，签名档决定可不可信、合不合规，发送节奏决定域名能不能长期用下去。三样都是一次定好、全组共用的东西。

标题行 40 条

规则：写对方的公司、产品或一件具体的事；手机收件箱里能完整显示；不用全大写和感叹号；不写假的 Re: / Fwd:；方括号全部替换。

第 39、40 条只在事实成立时用：没有转介绍就不写「Referred by」，没见过面就不写展会上「you asked about」。

签名档规范

签名档样例 方括号内容替换成真实信息

[Lily Chen] [Export Sales Manager] [Ningbo Example Hardware Co., Ltd.] [No. 00 Example Road, Example District, Ningbo, Zhejiang 315000, China] [+86 000 0000 0000] · [example.com] Not the right contact? Reply "stop" and I will remove you from my list.

[姓名] [职位] [公司英文全称] [完整地址，含邮编与 China] [带 +86 的电话] · [官网] 找错人了？回复「stop」，我会把你从名单中移除。

不要放：图片版签名（有的邮件客户端默认不显示图片，或显示成附件）、一排社媒图标、励志语录、几百字的保密免责声明。

发送节奏表

一个联系人的完整序列

新邮箱每天发多少：保守的起步节奏

下表是本资料给出的保守建议， 不是任何邮箱服务商的规则 ，依据是 Google 发件指南中「从小量开始、逐步增加、均匀发送」的原则（出处见第一章）。数字指每个发件邮箱每天发给新联系人的首封数，跟进邮件另计。

按对方时区发：主要市场与北京时间的差（整点差）

夏令时每年切换的具体日期不同，发之前以当年日历为准。对方工作日上午发，信落在对方开始处理邮件的时段；没有可靠的公开统计能证明哪一天、哪个小时回复更多，本表只解决「别在对方半夜发」。

Chapter 09 · Appendix

附录：空话替换表与发送前自查 15 条

把最常见的空话换成具体信息，是开发信最快见效的修改。发送前按 15 条逐项勾一遍，任何一项不过就先别发。

空话替换表

零容忍词表（原词照录）

这 28 个词是 CMH 对外英文里一个都不许出现的。判断标准只有一条： 这个词对方能不能核实 。不能核实的，删掉换成具体信息。表里同一类下写「同上」的，理由和改法与本类第一条相同。

出处：CMH 企业微信知识库《零容忍词表》（对外内容写作规范，2026-09 版）。中文写作同理：「顶尖」「行业领先」「一站式」「赋能」「打造」这类词，在英文里全部落在上表四类里。

发送前自查 15 条

• 发件域名的 SPF、DKIM、DMARC 自检三项都是 PASS Gmail「显示原始邮件」查看，换邮箱或换发信工具后重查
• 收件人是负责这个品类的具体的人，姓名、职位在 LinkedIn 或官网核实过、仍在职
• 邮箱地址来自公开出处或验证工具通过，台账里记了来源和日期
• 对方所在市场的规则查过：德国等要求事先同意的市场没有发冷邮件给个人
• 对方不在「要求停发」名单里
• 标题写的是对方的事，手机上不截断，没有全大写、感叹号、假 Re:
• 正文第一句是和对方有关的具体事，不是寒暄也不是自我介绍
• 全文只有一个请求，对方能用一句话回答
• 英文正文在 120 个单词以内， we 用得不多
• 每个数字、认证、产能、出货国家都属实，对方要求时拿得出证明
• 没有点出任何客户名，没有评价任何竞争对手
• 方括号字段全部替换完，没有残留 [First Name] 发给自己一封预览再发给对方
• 首封没有附件，链接不超过一个
• 签名档含姓名、职位、公司英文全称、完整地址、官网和退订一句
• 发送时间是对方时区的工作日上午，今天这个邮箱的发送量在第八章的节奏范围内